Boekhoudkundig medewerker

Fulltime

Doel van de functie

Verrichten van de administratieve taken ten behoeve van de financiële en fiscale administratie.

Verrichten van werkzaamheden ten behoeve van IT-management.

Adviezen geven voor het te ontwikkelen beleid in zijn algemeenheid en specifiek op financieel en fiscaal vlak.

Verrichten van diverse ondersteunende taken.

 

Positie van de functie in de organisatie

De assistent administrateur is verantwoordelijk voor de uitvoering van financiële en fiscale administratieve werkzaamheden en werkzaamheden ten behoeve van IT-management.

De assistent administrateur legt verantwoording af aan de administrateur.

 

Resultaatgebieden

  1. Bedrijfsadministratie.
  2. Debiteurenadministratie.
  3. Crediteurenadministratie.
  4. Personeelsadministratie.
  5. Overige financiële administratie.
  6. IT-management.
  7. Facilitaire diensten.
  8. Ondersteunende werkzaamheden.

 

Functie-inhoud

  1. Bedrijfsadministratie
  • Uitvoeren van de administratieve werkzaamheden zoals:
    • Verzamelen, controleren, invoeren, registreren en coderen van administratieve- en financiële gegevens (zoals kas, bank, giro, debiteuren en crediteuren);
    • Administreren, interpreteren, bewerken en samenstellen van diverse financiële gegevens;
    • Assisteren bij het verwerken, analyseren, toetsen en rapporteren van de (sub)administraties.
  • Controleren van kasbetalingen en ontvangsten.
    Assisteren bij het opstellen van (deel)begrotingen.
  • Ondersteunen bij het toezien op naleving van administratieve procedures en processen.
  • Uitvoeren van periodieke controles (bankcontrole, kascontrole en overige periodieke controles op volledigheid en juistheid).
  • Signaleren van budgetoverschrijdingen.
  • Assisteren bij het inrichten, coördineren en beheren van de financiële administratie (grootboek en subadministraties).
  • Verwerken van de grootboekadministratie.
  • Controleren van aansluitingen met de diverse subadministraties en geautomatiseerde systemen en het afstemmen en oplossen van onduidelijkheden met de administrateur.
  • Assisteren bij het opstellen van en bewaken van het liquiditeits- en investeringsplan.
  • Verwerken van de dagboekadministratie en het volgen van het in- en uitgaande betalingsverkeer.
  • Opstellen van overzichten en voorbereiden van maand en kwartaalrapportages.
  • Opstellen van de BTW-aangiften en vaststellen op volledigheid.
  • Assisteren bij het uitvoeren van administratief controlespoor met betrekking tot de douaneactiviteiten.
  • Signaleren van knel- en verbeterpunten inzake het financieel beheer van de organisatie en afstemmen met de administrateur.

 

  1. Debiteurenadministratie
  • Vastleggen vorderingen.
  • Controleren uitgaande facturen, debiteuren, vorderingen en betalingen.
  • Aanmaken controlelijsten.
  • Bewaken van de afgesproken betalingstermijnen.
  • Verzorgen betalingsherinneringen.
  • Vaststellen van kredietlimieten.
  • Opstellen lijst dubieuze debiteuren.

 

  1. Crediteurenadministratie
  • Registreren ingekomen facturen.
  • Controleren en coderen facturen.
  • Invoeren van de factuurgegevens.
  • Aanmaken betaalopdrachten.
  • Afhandelen aanmaningen.
  • Aanmaken betaallijsten.
  • Verwerken facturen in administratie.
  • Controleren aansluitingen.

 

  1. Personeelsadministratie
  • Assisteren bij het verzorgen van de salarisadministratie.
  • Uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden.

 

  1. Overige financiële administraties
  • Het controleren en registreren van de Kas.
  • Het uitschrijven en bewaken van verzekeringspolissen.
  • Assisteren bij het verzorgen van claims.
  • Beoordelen van debiteuren en crediteuren achterstanden.
  • Verzorgen van betalingsherinneringen.
  • Assisteren bij het onderhouden van contacten met het incassobureau en de gerechtsdeurwaarders.
  • Signaleren van juridische problemen van uiteenlopende aangelegenheden die een bedreiging vormen voor de organisatie.

 

  1. IT-management
  • Assisteren bij het beheren van hardware en software en bijbehorende licenties.
  • Assisteren bij het beheren van leverancierscontracten van IT-diensten, producten en apparatuur, waaronder outsourcingscontract.
  • Assisteren bij het beheren en bewaken van IT-gebruik en IT-beveiliging en de informatieverstrekking hierover.
  • Assisteren bij het onderhouden van contacten met en aanspreekpunt zijn voor de systeembeheerder(s) van leverancier(s).
  • Ondersteunen bij vragen omtrent hardware en software.
  • Ondersteunen bij contractafspraken.
  • Signaleren en bespreken van hardware en software problemen en melden bij leveranciers.

 

  1. Facilitaire diensten
  • Bewaken voorraden voor kantoor en logistiek.
  • Signaleren tekorten en informatie verstrekken hierover.

 

  1. Ondersteunende werkzaamheden
  • Ondersteunen van de werkzaamheden van de administrateur en algemeen directeur.

 

 

Functie-eisen

  • MBO/HBO werk- en denkniveau.
  • Kennis van en ervaring met financiële bedrijfsadministratie en fiscale administratie en de bijbehorende werkprocessen.
  • Kennis van i-muis.
  • Kennis van Microsoft Excel.
  • Goede communicatieve vaardigheden.
  • Goede contactuele eigenschappen.
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

 

 

Bedrijfscompetenties

  • Klantgerichtheid.
  • Organisatieloyaliteit.
  • Samenwerken.
  • Integriteit.

 

 

Functiespecifieke competenties

  • Organiseren van eigen werk.
  • Analytisch vermogen.
  • Kwaliteitsgerichtheid.
  • Flexibel gedrag.
  • Inzet.
  • Stressbestendigheid.
  • Mondelinge communicatie